Si la GED permet de bien gérer électroniquement les documents, c’est grâce à ses nombreuses fonctionnalités. En effet, cette démarche informatique permet de réaliser plusieurs actions et opérations garantissant la satisfaction des utilisateurs finaux. Les fonctionnalités de la GED favorisent la centralisation des informations et leur mise à disposition des collaborateurs concernés. En voici les principales.
Sauvegarde des documents
Avec la GED, la sauvegarde des documents se fait de façon optimale. Sur le plan informatique, la sauvegarde consiste à dupliquer des données, qui peuvent être des factures, des textes et bien d’autres documents importants, et ensuite à les mettre en sécurité afin d’y accéder facilement en cas de besoin. Si un disque dur connait un dysfonctionnement, c’est la sauvegarde réalisée en amont qui permettra de récupérer les données qui s’y trouvent. Le point de départ est l’acquisition des documents qui peuvent être des documents existants ou de nouvelles élaborations. En découvrant l’intérêt de la GED, vous comprendrez que les données sont la raison principale de l’avènement de ce processus informatique. Il est donc nécessaire de les réunir, d’où l’importance de l’acquisition. Celle-ci concerne deux types de documents, à savoir les documents en version numérique et ceux en papier. Dans le cadre de la GED, les documents sont numérisés avant d’être sauvegardés. L’action consistant à sauvegarder est différente de celle de l’import des documents.
Indexation des documents
Lorsqu’on lance le processus de la GED, on doit procéder à l’indexation des documents. Cela vise à donner accès aux documents en mettant en avant une indication relative à leur contenu ou à leur nature. L’indexation est une action permettant de regrouper les métadonnées du document, en réalisant des saisies manuelles ou simplement par automatisme. Sachez que l’indexation automatique est, le plus souvent, exhaustive. Toutefois, elle n’est pas plus précise que la saisie manuelle. Mais le problème de la saisie manuelle est que les risques d’erreur et d’omission sont plus élevés.
Notez que les métadonnées constituent le premier niveau d’indexation. Celles-ci regroupent plusieurs éléments, notamment le titre, l’auteur du document, la signature électronique, les données de validation, l’horodatage, la source et le type de fichier. Il s’agit d’éléments descriptifs considérés par les outils de recherche pour retrouver les documents.
Recherche en texte intégral
Également appelé full-text, la recherche en texte intégral est un type de recherche apparaissant très souvent dans les fonctionnalités de la GED. Ce mode de recherche est basé sur le contenu du document. Sa mise en pratique n’est possible que si l’indexation est automatique et couvre le contenu du document. Si c’est le cas, l’outil de recherche, qui fonctionne comme les moteurs de recherche sur internet, s’appuie sur l’emploi des mots-clés. Sachez que dans le cadre de la recherche en texte intégral, il est nécessaire d’avoir une bonne connaissance des termes exacts qui sont utilisés dans le document. Si ce n’est pas le cas, l’utilisateur risque d’obtenir de nombreux faux positifs comme résultat de recherche. Notez également que ce type de recherche peut être amélioré s’il est associé à d’autres critères, comme les métadonnées.
Création d’un historique des opérations qualité
La GED assure la capitalisation du votre savoir-faire en termes de démarche qualité. Son déploiement permet la création d’un historique des opérations pour répondre de façon précise à toute sollicitation, que celle-ci émane d’un client ou d’un organisme contrôleur. Cela favorise la réduction des pertes de données liées à la circulation de l’information sur papier. Vous accéderez plus vite à la bonne information grâce à un système de classement et d’organisation performant des documents qualité, même ceux qui sont particulièrement sensibles.
Collaboration avec les clients
Quand on a recours à la GED, on met le client au centre d’une démarche qualité. La gestion électronique des documents vous garantit une bonne collaboration avec vos clients. Ces derniers bénéficient d’une bonne visibilité sur vos process, ainsi que sur les prochaines étapes de votre production. Ils peuvent même avoir accès aux actions correctrices que vous avez lancées. La GED vous donne également la possibilité de diffuser vos informations depuis l’outil informatique utilisé, ce qui permet le renforcement de la confiance que vos clients vous accordent. En outre, vous avez la possibilité d’exercer un contrôle des droits de gestion et de consultation des différents éléments de vos documents.
