Lorsque vous dématérialisez vos documents, il est important de penser à toutes les conséquences que cela pourra avoir sur votre organisation si cela se passe bien vous entrez dans une ère de travail plus flexible et collaboratif, vous gagnez en productivité.
Lorsque que cela se passe mal (si par exemple il y a un problème de sécurité informatique) les conséquences pourront avoir des impacts importants sur votre entreprise.
Il est donc important de bien définir vos besoins, et établir un cahier des charges pour que tout ce passe bien. Voici le guide qui va vous faciliter la tâche !
1. À quoi sert la dématérialisation des documents ?
La dématérialisation des documents est une démarche visant à remplacer certains documents papier par des fichiers qui seront consultés sur un poste de travail (ordinateur, tablette ou smartphone), et ce afin d’en réduire la taille.
Ces documents peuvent être :
- nouveaux – en cours de création ;
- existants – mis à jour.
La dématérialisation est donc utile non seulement pour les grandes entreprises qui ont besoin d’un système efficace et sûr pour archiver leurs documents, mais aussi pour les petites et moyennes entreprises, qui peuvent ainsi améliorer leurs processus de travail.
Cette démarche permet également d’assurer une meilleure conformité des documents aux exigences légales relatives à la conservation des données (RGPD).
Elle est un outil indispensable au quotidien pour les professionnels du droit ou ceux en charge de la gestion administrative des entreprises.
2. Les avantages de la dématérialisation des documents :
La dématérialisation des documents présente de nombreux point positif notamment :
- La dématérialisation des documents permet d’optimiser les tâches du quotidien, de réduire le nombre d’interactions humaines et donc de gagner en productivité. Cela est particulièrement vrai pour l’ensemble du processus juridique qui doit être plus rapide et moins onéreux ;
- Elle permet un accès à distance aux informations sous forme numérique : il suffit alors qu’un utilisateur dispose d’une adresse électronique (mail) ou mêmement d’une tablette ou d’un Smartphone pour accéder à ces informations de manière interactive (les documents sont consultables et modifiables) ;
- La dématérialisation des documents est plus respectueuse de l’environnement : les ressources naturelles ne sont pas gaspillées, puisque ceux-ci n’occupent quasiment aucune place dans votre espace de travail. Ils peuvent être stockés sur une clé USB, un disque dur externe…etc.
- En plus des avantages de dématérialisation des documents cités ci-dessus, celle-ci peut être intégrée comme composante principale ou annexe d’un programme informatique visant l’optimisation globale des processus métiers (ERP). En effet, cette solution permet aux utilisateurs de disposer rapidement et directement des données dont ils ont besoin afin de mener à bien leur mission.
3. Comment procéder à la dématérialisation des documents ?
Le passage à la dématérialisation des documents dans les entreprises peut être un vrai casse-tête. C’est très simple à mettre en place, mais beaucoup plus difficile à gérer une fois que l’on est passés de papier au numérique! Pour y voir clair et se faire aider pour sa mise en œuvre il faut faire avec les solutions adaptées à chacun.
Pour dématérialiser vos documents, il existe deux types d’approches : la dématérialisation des papiers (ou « paper first ») et la réduction à l’essentiel (« digital native »).
Pour la dématérialisation des documents il suffit de créer un dossier dédié, chacun mettra à jour sa partie et tout se fera automatiquement. Mais le plus dur reste de gérer les flux numériques : la bonne organisation des documents est primordiale !
Pour la deuxième approche, nous pouvons dématérialiser toutes vos données numériques en passant par le workflow. L’identité et l’accès sont gérés au travers d’une application mobile, il est alors possible de consulter partout les documents dont on a besoin.
La seule condition pour utiliser cette solution est que chaque collaborateur soit équipé d’un smartphone ou d’une tablette! Cette approche permet une gestion simplifiée des flux documentaires mais elle peut être plus contraignante à mettre en place car la mobilité est un enjeu.
4. Quelques conseils pour réussir votre projet de dématérialisation
Conseil numéro un: Prenez le temps d’analyser vos besoins Pour démarrer, prenez le temps d’analyser précisément lorsqu’est-ce que et comment vous allez utiliser cette solution. Suivez notamment ce quatre pas : – Identifier les objectifs de dématérialisation – Analyser vos besoins en matière d’archivage et de traitement des documents (quels types? quelle quantité?) – Identifier les risques liés à la digitalisation, suivez ce lien pour plus d’informations : « comment évaluer le risque? » La solution doit s’intégrer parfaitement aux processus métiers. Si elle est trop complexe ou si elle ne répond pas précisément au problème posé, cela sera sans succès!
Conseil numéro deux: Définissez votre stratégie de dématérialisation
Déterminez d’abord quel doit être l’objectif principal. Plusieurs options sont possibles : – amortir le coût des bâtis papier (à la place, on utilise une solution informatique) – amortir les frais postaux (en diminuant la quantité de courrier électronique et en utilisant un outil collaboratif qui permet aux employés d’interagir directement sur ces documents même distants).
Quels sont vos objectifs? Vous souhaitez réduire les coûts de capital, améliorer le reporting financier? Vous voulez augmenter la sécurité des données ou diminuer l’espace occupée par vos fichiers papier ? Posez-vous les bonnes questions !
Conseil numéro trois: Diversifiez votre solution pour être mieux préparés aux changements Votre besoin évolue au fil du temps et il est essentiel d’étudier toutes les options possibles. Cela peut sembler complexe à première vue, mais cette démarche permet bénéfice plus grand et plus rapide. Pour cela, étudiez les propositions des fournisseurs qui vous accompagnerons dans votre démarche de réduction du paiement papier. Il est essentiel que l’analyse des solutions permette aux entreprises de comprendre leur besoin actuel et futur afin qu’elles puissent faire un choix éclairé sur le type de solution à mettre en place pour amortir au maximum son coût!
Conseil numéro quatre: En finition… gardez l’objectif positif Le but n’est pas seulement d’améliorer un processus ou de réduire des coûts. Les entreprises veulent à l’origine sécuriser leurs informations, améliorer la collaboration sur les documents et simplifier au maximum les taches associées aux envois postaux ! Suivez nos conseils pour dématérialiser votre projet!
